Tu préfères voir par toi-même ?
Réserve ta démo

Chargé d'affaires BTP : pourquoi vous perdez encore du temps (et comment y remédier)

Un métier à la croisée du commerce et du chantier

Imaginez‑vous en charge de négocier des contrats, de répondre aux appels d’offres, de gérer un portefeuille de clients, tout en supervisant l’exécution d’un chantier sur le terrain. C’est le quotidien des chargés d’affaires BTP. Selon la fiche métier Apec, ces professionnels négocient avec les clients, établissent les devis et les contrats, puis coordonnent les différentes interventions du projet dans le respect du budget et des délais. Ils sont à la fois commerciaux et responsables techniques : ils prospectent de nouveaux clients, anticipent les besoins, coordonnent les intervenants et restent présents sur les chantiers.

Ce rôle central est passionnant, mais il peut vite devenir chronophage. Entre la recherche de nouvelles opportunités, la gestion des dossiers administratifs, le suivi des travaux et la relation client, la pression est permanente. L’étude Vertuoza rappelle qu’un chargé d’affaires doit gérer les ressources humaines, matérielles et financières, coordonner architectes, ingénieurs et fournisseurs et s’assurer du respect des délais et des normes de sécurité.

Pourquoi les chargés d'affaires perdent encore du temps ?

Des responsabilités commerciales et techniques qui s’additionnent

Un chargé d’affaires BTP doit à la fois gérer son portefeuille clients, prospecter de nouveaux marchés et coordonner les acteurs du chantier. La fiche métier Hellowork détaille ces missions : anticiper les besoins et fidéliser les clients, répondre aux appels d’offres, coordonner bureaux d’études, sous‑traitants et fournisseurs et être présent sur le terrain. Cette multi‑casquette implique des déplacements fréquents et des tâches administratives lourdes.

Des outils déconnectés et une information fragmentée

Beaucoup de chargés d’affaires travaillent encore avec une combinaison d’Excel pour les devis, de mails pour les échanges, de disques partagés pour les documents et de SMS ou WhatsApp pour les photos. Cette multiplicité d’outils crée des silos : les informations se perdent, la mise à jour des données prend du temps et la vision globale du chantier s’émousse. La digitalisation pourrait pourtant améliorer la productivité de 60 %, comme le souligne une étude citée par Contact Business.

Un manque de coordination entre bureau et terrain

Sur un projet, les ajustements quotidiens (changement de matériau, délai allongé, intervention d’un sous‑traitant) ne sont pas toujours formalisés. Sans un système centralisé, les chargés d’affaires doivent relancer, vérifier, et s’appuyer sur leur mémoire ou des conversations dispersées. Cette fragmentation empêche une traçabilité fine des décisions et complique les explications en cas de retard ou de coûts supplémentaires.

Reprendre le contrôle grâce à un pilotage unifié

Centraliser les tâches, devis et clients

Pour regagner du temps et de la visibilité, la première étape est de centraliser toutes les informations dans un outil unique. Dans un planning numérique, chaque devis, action et rendez‑vous est lié à un chantier et à un client. L’équipe peut consulter le planning et les tâches depuis n’importe quel smartphone, ce qui favorise la coordinationkraaft.com. Grâce à Kraaft, par exemple, les chargés d’affaires créent des conversations par chantier et partagent instantanément devis signés, photos et notes vocales.

Faciliter la communication avec les équipes et les clients

Un outil de messagerie dédié permet de remplacer les échanges dispersés sur WhatsApp ou par SMS. Dans l’application Kraaft, chaque conversation est associée à un projet ; on retrouve facilement l’historique des décisions, les photos horodatées et géolocalisées, et les documents liés. Dans le témoignage de Locatra, Azzedine Bakiri explique qu’avant Kraaft, les points d’arrêt étaient envoyés par mail à une secrétaire ; désormais, ils sont remontés en temps réel depuis le terrain et le conducteur de travaux peut générer un rapport en un clic. Cette traçabilité facilite la justification des retards et la valorisation des aléas auprès des clients.

Mesurer la rentabilité et anticiper les dérives

Pour un chargé d’affaires, suivre les budgets et la rentabilité est essentiel. Des outils modernes offrent des tableaux de bord avec marges par affaire, suivi des heures et visibilité sur les dépenses. L’application Kraaft permet par exemple de générer automatiquement des rapports à partir des données terrain, sans saisie manuelle, grâce à une IA qui convertit photos, documents et comptes rendus oraux en rapports structurés. Une mesure en temps réel aide à réagir rapidement et à sécuriser la marge.

CTA : Découvrez comment organiser vos chantiers avec Kraaft

🛠️ Besoin d’un planning mobile et d’un suivi centralisé ? Essayez l’application Kraaft ! Depuis votre téléphone, planifiez vos interventions, assignez des tâches et partagez des devis. Découvrez le planning chantier mobile et centralisez vos échanges avec notre messagerie par chantier.

Des cas concrets de chargés d'affaires digitalisés

Locatra : gérer les aléas en plein Paris

Locatra est une entreprise spécialisée dans les réseaux électriques et gaz à Paris. Dans les rues encombrées et soumises aux manifestations, les chefs de chantier doivent justifier chaque point d’arrêt. Avant Kraaft, ils transmettaient les incidents par mail à l’agence. Grâce à l’application, toutes les photos de chantier sont horodatées et géolocalisées ; les chefs remontent les points d’arrêt avec une photo, une vidéo ou une note vocale, et le conducteur de travaux génère un rapport immédiat. Résultat : une meilleure valorisation des aléas et des marges renforcées.

Decarroux : fluidifier la communication et le suivi

Decarroux Travaux Publics cherchait à fluidifier la communication interne. Le co‑gérant Arnaud Decarroux explique qu’il passait trop de temps à chercher les informations et à les compiler en fin de chantier. Kraaft a permis de créer une conversation par projet, dans laquelle les équipes partagent photos, vidéos et notes vocales. Même sans connexion Internet, l’application fonctionne et l’interface est aussi simple qu’un WhatsApp professionnel. Toutes les informations sont centralisées et facilement accessibles, ce qui offre un survol instantané à la direction et renforce la collaboration avec les maîtres d’œuvre et d’ouvrage.

Ensio : un reporting innovant pour les réseaux télécom

Ensio, spécialiste des réseaux fibre en milieu rural, devait fournir un reporting transparent à ses clients comme GRDF. L’application Kraaft est devenue un réflexe pour ses équipes : les photos sont partagées en un clic et automatiquement horodatées et géolocalisées, les notes vocales sont retranscrites, et les documents techniques sont accessibles facilement. Les clients ont même accès à la conversation du chantier et peuvent donner leur avis instantanément. Ce suivi en temps réel renforce la confiance et réduit les échanges téléphoniques superflus.

Conclusion : pilotez vos affaires comme vos chantiers

Le rôle de chargé d’affaires BTP est exigeant : il combine prospection commerciale, négociation, gestion de projet et suivi de chantier. Les multiples outils traditionnels fragmentent l’information et vous font perdre du temps. En centralisant vos devis, vos tâches et vos communications dans une solution unifiée, vous gagnez en visibilité, en réactivité et en rentabilité. Kraaft offre une application terrain conçue pour la simplicité et la collaboration.

🚀 Prêt à gagner du temps ? Réservez une démo Kraaft et découvrez comment nos clients améliorent leur suivi de chantier et leur gestion d’affaires.

Pour aller plus loin, consultez nos guides complets :

‍

Réconcilie le terrain
et le bureau